הכשרת עובדים

·               בניית תוכנית הדרכה לעובדי הארגון, באשר לחובות על-פי החוק והצווים ובאשר לדרכי ונהלי העבודה; 

·               קיום הדרכה ספציפית לעובדים בתחומים השונים: 

                               Ü      שירות לקוחות;

                               Ü      פתיחת חשבונות;

                               Ü      תפעול Back Office (כגון חדר עסקאות);

                               Ü      סחר חוץ; 

                               Ü      הלוואות;

                              Ü      בנקאות פרטית;

                               Ü      העברות;

                              Ü      קופה;  

                               Ü      ניירות ערך; 

                               Ü      בנקאות קורספונדנטית (מחלקת בנקים חו"ל).

 

·               שילוב הנושא בהדרכת עובדים חדשים בארגון. 

·               הקמת תוכנית ההדרכה שתכיל לכל הפחות:

                                 Ü       רקע תורתי על הלבנת הון; 

                                  Ü       הצגת דרישות החוקים, הצווים והתקנות אליהם כפוף המוסד; 

                                  Ü       הצגת השפעת חוקים וצווים אלה על הארגון ועל התהליכים בו; 

                                 Ü       התפקידים ותחומי האחריות של העובדים המודרכים (זהו החלק הנרחב בהדרכה, שכולל את אופן מילוי החובות שבחוק כגון חובת זיהוי ואימות לקוחות, חובת הדיווח וחובת שמירת המסמכים); 

                                  Ü       הצגת פעולות חשודות ("נורות אדומות") וניתוח מקרים מהמציאות.

 

·               בניית בחינה בסיום ההדרכה;

 

חשבונות קיימים

·         הצעדים שיש לנקוט על מנת להשלים מידע לגבי לקוחות קיימים.   

מערכת המיכונית

בחירת כלי תוכנה המתאימים לארגון כך שיתנו מענה ל: 

·         הליך פתיחת החשבון ממוכן, כך שלא ניתן יהיה לאשר חשבון מבלי למסור פרטים נחוצים או מבלי למסור טפסי הצהרה כנדרש. התרעות על מקרים הדורשים זיהוי ואימות, והאם ההצהרה ממוכנת.

·         סימון חשבונות בסיכון וסיבת הסיכון; 

תמיכה בסיווג כל אוכלוסיות החשבונות בסיכון כגון:

 

                         Ü      חלפנים ונותני שירותי מטבע; 

                         Ü      חברות הרשומות במקלטי מס (Offshore corporations); 

                         Ü      חברות העוסקות בהעברת כספים (במיוחד ליעדים כגון מקלטי מס ומדינות ה-NCCT); 

                         Ü      ארגוני צדקה (בעיקר מבחינת מימון טרור); 

                         Ü      סוחרים במתכות ובאבנים יקרות (כגון חנויות תכשיטים); 

                         Ü      מסעדות, "פיצוציות" ועסקי מזון אחרים כגון מזון מהיר ומכונות שתייה; 

                         Ü      עסקים נוספים העוסקים במזומנים; 

                         Ü      סוחרים ובתי מכירות פומביות של אמנות ועתיקות; 

                         Ü      תאגידים זרים; 

                         Ü      ישויות מורכבות (מבנה אחזקות מסובך ומורכב של חברות); 

                         Ü      נאמנויות; 

                         Ü      לקוחות בעלי "עבר" בעייתי (סירוב פתיחת חשבון בארגון אחר וכו'); 

                         Ü      תאגידים שחלק ניכר מהונם מורכב ממניות למוכ"ז.

 

·         הרשאות לעובדים מיוחדים לביצוע האימות; 

·         שמירת העתקי האימות שבוצע (האם המסמכים נסרקים); 

·         רישום במערכת של העובדים שביצעו את האימות; 

·         הערכות הארגון להשלמת הנתונים החסרים.

·         בניית החוקים במערכת הממוכנת לזיהוי פעולות רגילות ובלתי רגילות - סעיף זה הוא אחד הנושאים החשובים בייעוץ, ומטרתו להבטיח את איכות השימוש בחוקים למערכות לזיהוי פעולות בלתי רגילות.

·         בניית מאגר מידע ממוחשב, כנדרש בסעיף 8 בצו;

·         קיום ממשק למרשם האוכלוסין במידת הצורך;

·         הקמת כלים קיימים לדיווח על פעולות בלתי רגילות;

·         מבנה קבצי הדיווח לרשות לאיסור הלבנת הון, במבנה ASCII כנדרש ע"י הרשות. 

 

ייעוץ בבניית מסמכים

מסמכי ההתקשרות:

·                    צרוף עותקים של מסמכי הזיהוי של הלקוח, מיופה הכוח, נהנים ומי שפתח את החשבון. 

·                    צרוף פלטי אימות נתוני הזיהוי ממרשם האוכלוסין - של מסמכי הזיהוי של העמית, מיופה הכוח, מי שפתח את החשבון . 

·                    ביצוע סריקה מול רשימות שחורות (PEP גופי טרור). 

·                    צירוף הצהרה של הלקוח. 

·                    סיכומי שיחות היכרות פנים אל פנים עם הלקוח. 

·                    מסמכי חשבונות נאמנות, עמותות, אגודות וכו' על פי הצו והוראה 411. 

מסמכים בעת ביצוע פעולות ושינויים:

·                    שמירת מסמכי זיהוי וביצוע אימות במרשם האוכלוסין בעת ביצוע פעולות על-ידי מיופה כוח ובעת הוספת מיופה כוח/נהנה/בעלים בחשבון.

 ·                    בדיקה כי בפעולות מזומן שסכומן מעל הסכומים שבצו ובהוראה 411 ושמבצען אינו רשום כלקוח/מיופה כוח/נהנה, נדרשו מסמכי זיהוי ואומתו פרטי הזיהוי. 

זיהוי "נורות אדומות" ופעילויות חשודות red flags (ניטור - Monitoring)

 

זיהוי פעילויות חשודות בהתנהגות חשבונות ולקוחות נעשה על מנת לסווג את הלקוח ברמת סיכון זו או אחרת, ועל מנת לאתר פעולות בלתי רגילות החייבות דיווח לרשויות על פי חוק איסור הלבנת הון והצווים הנלווים אליו. הייעוץ כולל זיהוי נורות אדומות במערכת המיכונית, הארגונית ובקרב פקידי הארגון בנושאים הבאים:

 

         Ü         התנהגות מחשידה של הלקוח (ללא ביצוע פעולות כספיות);

        Ü         ביצוע פעולה כספית מחשידה; 

      Ü         ביצוע מספר פעולות כספיות שביחד מעוררות חשד.